¿Qué es un código EAN y para qué sirve?
Piensa en el EAN como el RUT de un producto: un número que lo identifica igual en cualquier empresa que lo toque, de la fábrica a la caja, sin que nadie tenga que describirlo. La bebida de 1 litro y la de 1,5 litros tienen números distintos, porque para el comercio son productos distintos.
Para una marca de consumo masivo, ese número aparece en cada paso del negocio:
- Al codificar: cuando un proveedor lanza un producto, la cadena le pide el EAN de la unidad y el de la caja para crear la ficha en su sistema antes de la primera orden de compra.
- En la caja: el escáner lee el código y el sistema trae el nombre y el precio registrados para ese número.
- En la bodega: la cadena pide, recibe y cuenta su inventario por código, y el proveedor le factura con el mismo número.
- En los datos: el sell out de una cadena, las auditorías de tienda y los paneles de consumidores se ordenan por producto, y el EAN es lo que permite cruzarlos.
¿Es lo mismo el código de barras, el código EAN y el GTIN?
No son exactamente lo mismo, aunque en la oficina se usen como sinónimos. El GTIN es el número que identifica al producto; el EAN-13 es el tipo de código de barras que lleva ese número para que lo lea un escáner, y código de barras es el nombre general de cualquier dibujo de barras impreso en un envase. Cuando alguien en una marca o en una cadena pide "el EAN" de un producto, casi siempre habla del número de 13 dígitos.
GTIN es la sigla de Global Trade Item Number, número global de artículo comercial, y nombra a una familia de códigos de distinto largo:
- GTIN-13 (EAN-13): el de los productos de consumo que se venden en Chile y en la mayor parte del mundo.
- GTIN-8 (EAN-8): una versión corta para envases chicos, donde no cabe un código de 13 dígitos.
- GTIN-12 (UPC-A): el de Estados Unidos y Canadá, con el que pueden llegar productos importados desde allá.
- GTIN-14: identifica cajas y otras agrupaciones logísticas que no pasan por la caja del supermercado. En muchas empresas se le sigue diciendo DUN-14, y es el código de la caja que se pide al codificar.
Código EAN vs SKU: ¿en qué se diferencian?
La diferencia entre un código EAN y un SKU es quién lo define y dónde vale: el EAN lo asigna el dueño de la marca bajo las reglas de GS1 y es el mismo en cualquier tienda, mientras que el SKU es un código interno que cada empresa crea para ordenar su inventario. Un mismo yoghurt tiene un solo EAN y un SKU distinto en cada cadena que lo vende.
- Formato: el EAN es solo numérico y de largo fijo, 13 dígitos en su versión más común; el SKU puede mezclar letras y números, con el largo que la empresa quiera.
- Para qué sirve: el EAN, para que dos empresas hablen del mismo producto; el SKU, para que una empresa se ordene por dentro.
- En investigación de mercado: medir "a nivel de SKU" quiere decir medir producto por producto, con su variedad y su formato, y en consumo masivo eso casi siempre coincide con un EAN. Las excepciones son el peso variable, que se etiqueta en cada tienda, y los envases promocionales, que tienen código propio.
¿Cómo se lee un código EAN-13?
Un código EAN-13 se lee de izquierda a derecha en cuatro partes: el prefijo GS1, el código de la empresa, el código del producto y el dígito verificador. Las dos primeras forman el prefijo de empresa, que GS1 entrega en licencia al dueño de la marca; el resto lo numera la propia empresa.
- Prefijo GS1 (los primeros dígitos, 3 en el caso de Chile): dice qué organización GS1 entregó el código. El de Chile es el 780, y no indica dónde se fabricó el producto.
- Código de empresa: identifica a la empresa dueña de la marca. Una empresa con muchos productos recibe uno más corto, que le deja más dígitos para numerarlos.
- Código de producto: uno por cada combinación de variedad y formato, asignado por la empresa.
- Dígito verificador (el último): se calcula con los 12 anteriores y detecta un número mal escrito o mal leído.
- Prefijo 2, peso variable: los códigos que empiezan con 2 son de circulación restringida y valen solo dentro de un país, con reglas que fija la organización GS1 local. Las cadenas los usan en lo que pesan y etiquetan en su propia balanza, como el queso o el jamón laminado al corte. Como el número lo define cada cadena, el mismo producto puede tener un código distinto en cada una, y ese código no sirve para compararlas.
- Otros prefijos: la fruta y la verdura sueltas usan otro sistema, el código PLU. El 977 es para revistas (ISSN), el 978 y el 979 para libros (ISBN), y el 952 está reservado para ejemplos y demostraciones.
¿Cómo se calcula el dígito verificador?
El dígito verificador de un EAN-13 se calcula multiplicando los 12 primeros dígitos por 1 y por 3 en forma alternada, sumando los resultados y restando esa suma de la decena igual o superior. El primer dígito de la izquierda va por 1 y el duodécimo va por 3. Con el número 780123456789, inventado para el ejemplo:
- Paso 1, multiplicar: 7×1, 8×3, 0×1, 1×3, 2×1, 3×3, 4×1, 5×3, 6×1, 7×3, 8×1 y 9×3 dan 7, 24, 0, 3, 2, 9, 4, 15, 6, 21, 8 y 27.
- Paso 2, sumar: 7 + 24 + 0 + 3 + 2 + 9 + 4 + 15 + 6 + 21 + 8 + 27 = 126.
- Paso 3, restar de la decena superior: 130 - 126 = 4. El código completo queda 7801234567894. Si la suma ya es múltiplo de 10, el dígito es 0.
- Qué detecta: cualquier error en un solo dígito y casi todas las inversiones de dos dígitos vecinos. Si alguien digita 7801234567984, con el 8 y el 9 al revés, la suma da 124, el verificador tendría que ser 6 y el sistema rechaza el número. Solo se escapa la inversión de dos dígitos que se diferencian en 5, como un 1 y un 6.
¿Cómo obtener un código EAN en Chile?
Para obtener un código EAN en Chile, la empresa dueña de la marca contrata una licencia con GS1 Chile y recibe un prefijo de empresa que parte con 780. Con ese prefijo numera sus productos. El dibujo de barras lo genera después cualquier programa de etiquetas o imprenta: lo que tiene valor es el número, no la imagen.
Las reglas de GS1 prohíben vender, arrendar o ceder un prefijo de empresa o un código a otra compañía, y un código ya asignado no se reasigna a otro producto. GS1 Chile mantiene además CATE, un catálogo electrónico donde proveedores, distribuidores y detallistas comparten los datos de cada código en un formato común.
Antes de pedir el prefijo hay que contar cuántos códigos va a necesitar la marca. Según las reglas de administración del GTIN que publica GS1 Chile, llevan código nuevo:
- Cada producto nuevo y cada variación de uno existente: sabor, tamaño, color o idioma del envase.
- Un cambio de contenido neto impreso en el envase, sea aumento o disminución. Eso incluye el envase promocional que trae más producto gratis, porque cambia el contenido declarado.
- Un cambio de más de 20% en cualquier dimensión o en el peso bruto del envase.
- Un cambio de marca principal o de sello de certificación, y agregar, cambiar o quitar un precio impreso en el envase.
- Cada surtido que se vende como una unidad, como un pack de dos productos distintos, y cada cambio en lo que trae adentro.
- La excepción: una promoción temporal, como una muestra gratis pegada al envase o una decoración navideña, no necesita código nuevo si el contenido neto no cambia y el envase no varía más de 20% en dimensiones o peso.
¿Cómo usa una marca de consumo masivo el código EAN?
Para una marca, el código EAN es la llave que une sus datos de producto. Con él arma su maestro de productos, lee el sell out que le comparte cada cadena, revisa las auditorías de precio y góndola, y cruza esas ventas con un panel de hogares, que agrega quién compra cada producto. Cuando el código está bien administrado, todas las fuentes hablan del mismo producto. Cuando no, aparecen estos errores:
- Un código para dos formatos: si el frasco chico y el grande comparten código, la caja cobra lo mismo por los dos y ningún reporte puede separar sus ventas.
- Un cambio de gramaje que corta la serie: si un producto baja de contenido, el caso típico de la reduflación, recibe un código nuevo y aparece como un lanzamiento. Sin unir el código antiguo con el nuevo, la tendencia se corta y un análisis de trial and repeat cuenta como prueba lo que es un comprador de siempre.
- El envase promocional que se lee como otro producto: el formato con más contenido gratis lleva su propio código. Si el reporte no lo suma al regular, la promoción parece una caída del producto de siempre, una canibalización que en realidad es el mismo comprador llevándose el envase con regalo.
- Perder el código en la planilla: guardado como número, la planilla lo muestra en notación científica o le borra los ceros iniciales a los códigos que empiezan con 0. Hay que guardarlo siempre como texto.
- Comparar por nombre y no por código: cada cadena describe el mismo producto a su manera; el EAN asegura que se compara lo mismo.